Gambaran Umum Kearsipan

A. Peraturan atau Regulasi Pengelolaan Kearsipan
Arsip identik dengan catatan (record) tentang perjalanan organisasi atau Negara. Seluruh catatan yang ditimbulkan dari perjalanan organisasi atau Negara yang setiap kegiatannya menyentuh hajat hidup orang banyak tentu tidak boleh hilang atau terbengkalai. Arsip juga merupakan upaya menyelamatkan dokumen Negara agar seluruh catatan pergerakan organisasi atau Negara menjadi teratur dan dapat dipertanggungjawabkan.

Sejak terbentuknya Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara sebagai cikal bakal sekaligus wujud konkrit perhatian Pemerintah Provinsi Sumatera Utara terhadap pembangunan dan pengelolaan arsip, pembangunan bidang kearsipan lebih dititik beratkan pada penguatan kelembagaan melalui penyusunan seperangkat regulasi atau kebijakan bidang kearsipan.

Peraturan atau regulasi pengelolaan kearsipan untuk tingkat provinsi Sumatera Utara yang juga sudah disusun yaitu:
– Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
– Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
– Peraturan Mentri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan dilingkungan Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah
– Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis
– Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 17 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
– Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip
– Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
– Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip.
– Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 12 Tahun 2016 tentang Retensi Arsip Keuangan pemerintah Provinsi Sumatera Utara

B. Sistem Pengelolaan, Layanan dan Pembinaan Kearsipan
Kearsipan adalah salah satu urusan wajib yang harus dilaksanakan oleh Pemerintah Provinsi Sumatera Utara melalui Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara, salah satu tugas pokok Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah menyimpan dan melestarikan arsip statis untuk menambah khasanah arsip daerah sebagai memori kolektif dan pendidikan.

Pengelolaan dan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan belum berjalan secara optimal karena beberapa alasan, yaitu:
Belum adanya prasarana gedung depo arsip,
belum tersedianya standard operational procedures (SOP) atau pedoman pengelolaan kearsipan daerah
Koordinasi dengan SKPD, Kabupaten/Kota dan ANRI masih harus ditingkatkan,
Tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum mencukupi Pembangunan dan pemanfaatan sarana berbasis TIK belum optimal
Regulasi perlu direviu/disesuaikan dengan aturan yang terbaru.

Dalam rangka optimalisasi pelaksanaan tugas dan fungsi DPA PROVSU sebagai lembaga pengelola arsip daerah, dan menjalankan amanat sebagaimana tertuang dalam RPJMD Provinsi Sumatera Utara 2012 – 2017, maka persoalan – persoalan tersebut diatas harus menjadi perhatian serius dan menjadi fokus pembangunan urusan kearsipan oleh DPA PROVSU dimasa datang. Hal ini tidak hanya berkaitan dengan masalah eksistensi lembaga DPA PROVSU , tetapi juga sejalan dengan semakin meningkatnya pemahaman masyarakat dan SKPD akan arti pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan benar untuk mewujudkan tata pemerintahan yang bersih dan transparan.

C. Strategi Pengelolaan Kearsipan
Strategi untuk mencapai misi pengembangan sistem dan peningkatan kualitas pengelolaan kearsipan adalah:
1) Membangun dan memelihara sistem informasi kearsipan Provinsi Sumatera Utara
2) Meningkatkan kompetensi tenaga pengelola kearsipan memelihara, menyediakan sarana dan prasarana pendukung
3) Meningkatkan pelaksanaan akuisisi/pengumpulan arsip statis dan arsip vital Meningkatkan upaya-upaya pencairan (hunting) arsip statis dan arsip vital daerah
4) Menyediakan sarana dan prasarana pendukung pemeliharaan dan pelestarian arsip.