Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI  PERPUSTAKAAN

PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP

PROVINSI SUMATERA UTARA

Oleh : *Drs. WARDIJAH, M.Si

*Pustakawan Ahli Madya

Pendahuluan

Seiring dengan diberlakukannya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah membawa dampak positif bagi perkembangan dan eksistensi perpustakaan. Dalam pasal 12 ayat (2) butir q Undang-Undang dimaksud disebutkan bahwa perpustakaan merupakan urusan wajib pemerintahan yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar. Kemudian dipertegas lagi dalam pasal 15 ayat (4) butir q Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah. Dengan demikian jelas menurut amanat undang-undang bahwa perpustakaan merupakan urusan pemerintahan wajib untuk semua penyelenggaraan urusan pemerintahan baik di provinsi maupun kabupaten /kota.

Berkenaan dengan hal tersebut di atas, Kepala Perpustakaan Nasional RI telah menerbitkan 2 (dua) peraturan, yaitu Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2016 tentang Pedoman Nomenkatur Dinas Perpustakaan Daerah dan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2016 tentang Hasil Pemetaan Urusan Pemerintahan Daerah Bidang Perpustakaan.

Dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2016 tentang Pedoman Nomenkatur Dinas Perpustakaan Daerah pada pasal 1 ayat (1) disebutkan bahwa urusan perpustakaan  merupakan urusan pemerintahan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar. Pada ayat (2) disebutkan bahwa urusan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib diselenggrakan oleh semua daerah provinsi dan kabupaten/kota. Pada ayat (3) disebutkan bahwa urusan pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diwadahi dalam bentuk dinas perpustakaan daerah provinsi dan kabupaten/kota. Kemudiam dalam pasal 2 ayat (1) Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional tersebut dijelaskan tipelogi perpustakaan daerah provinsi dan kabupaten/kota, yaitu tipe A, B, dan C disesuaikan dengan beban kerja.

Menindaklanjuti itu semua Gubernur Sumatera Utara bersama DPRD Provinsi Sumatera Utara pada tanggal 21 Desember 2016 telah mengesahkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara. Dalam pasal 3 Perda tersebut disebutkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara Tipe A, dengan tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perpustakaan dan arsip dengan tugas, fungsi, urain tugas dan tata kerja diatur dalam Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 21 Tahun 2017. Seiring dengan program Presiden Joko Widodo tentang Penyederhanaan lembaga-lembaga dan perampingan birokrasi Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara direvisi dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 8 Tahun 2022 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara. Kemudian  Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 21 Tahun 2017 diganti dengan Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 28 Tahun 2023 tentang Tugas, Fungsi, Uraian Tugas dan Tata Kerja Perangkat Daerah Sumatera Utara.

Koleksi Perpustakaan

Collection library, menurut Standar Nasional  7329 : 2009, diartikan sebagai semua materi perpustakan yang dikumpulkan, diolah, dibaliktemu dan didayagunakan bagi pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasi untuk pembelajaran. Dalam pasal 1 ayat (2) Undabng-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan disebutkan bahwa koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak dan/atau karya rekam dalam berbagai bentuk media yang menpunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah dan dilayankan.

Menurut Thompson dalam (Randall dan Goodrich 1970 : 47) koleksi perpustakaan tersebut mempunyai fungsi, yaitu :

1. Reference function, yaitu fungsi rujukan, seperti kamus, ensiklopedi, buku pintar, buku pedoman, buku pegangan dan sejenisnya;
2. Curriculum function, yaitu fungsi kurikulum yang dapat membantu proses belaja mengajar di sekolah;
3. General function, yaitu fungsi umum sebagai bahan bacaan masyarakat untuk semua kalangan dan profesi.

Layanan Perpustakaan

Sesuai ketentuan pasal 14 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan mengamanahkan layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pengguna. Berdasarkan ketentuan tersebut di atas, layanan perpustakaan yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, sebagai berikut :

1. Layanan Administrasi di Lantai I;
2. Layanan Anak di Lantai I;
3. Layanan Internet di Lantai I;
4. Layanan Referensi di Lantai I;
5. Layanan OPAC di Lantai I;
6. Layanan Fiksi di Lanatai II;
7. Layanan Deposit di Lantai II;
8. Layanan Umum di Lantai III

Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan

Lasswell (1970) mengartikan kebijalkan sebagai suatu program pencapaian tujuan, nilai-nilai dan praktik-praktik yang terarah ( a projected program of goals values and practices). Berkenaan dengan hal tersebut, maka kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan dimulai dengan penjelasan singkat mengenai visi dan misi perpustakaan dan sasaran yang ingin dicapai, deskripsi singkat tentang masyarakat yang dilayanai dan koleksi yang telah ada. Adapun visi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara secara internal kelembagaan pernah dirumuskan, yaitu menjadi OPD pembina bidang perpustakaan dan kearsipan yang handal dan profesional. Sedangkan misinya, yaitu :

1. Mengumpulkan, mendayagunakan dan melestarikan semua terbitan Sumatera Utara dan/atau terbitan tentang Sumatera Utara, baik dalam bentuk Karya Cetak maupun Karya Rekam;
2. Menyelenggarakan pembinaan terhadap semua jenis perpustakaan di Sumatera Utara;
3. Menyelenggarakan pelayanan prima sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi di bidang perpustakaan dan kearsipan;
4. Menyelenggarakan pembinaan bidang kearsipan di Sumatera Utara.

Berkenaan dengan visi dan misi tersebut kemudian dilanjutkan dengan :

1. Penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakkan dan siapa yang diberi wewenang untuk seleksi;
2. Metode pemilihan, pengaturan angggaran, komposisi masyarakat yang dilayani dan prioritas, serta informasi yang dianggap perlu, misal :
   • Pedoman dan kriteria seleksi;
   • Daftar timbangan buku (review) atau tipe timbangan buku yang digunakan untuk seleksi;
3. Masalah-masalah khusus, misal : bahan yang tidak dikoleksi , jumlah eks/judul, penjilidan, penggantian bahan yang hilang dan lain-lain;
4. Penjelasan mengenai komposisi koleksi yang akan dikembangkan, dibagi atas bidang subjek dan keterangan mengenai prioritas.
5. Bahan berbahasa asing;
6. Jenis bahan perpustakaan berdasarkan format, definisi tiap jenis, dan kategorinya, kterangan mana yang harus dibeli dan yang mana yang tidak;
7. Penanganan hadiah;
8. Pinjam antar perpustakaan yang berpengaruh pada pengembangan koleksi;
9. Kriteria dan cara penyiangan;
10. Sikap perpustakaan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaitan dengan kebebasan intelektual (intellectual freedom).

Dalam amanat Peraturan Pememerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pada pasal 14 disebutkan :

• Pengembangan koleksi harus dilakukan berdasarkan kebijakan pengembangan koleksi pada setiap perpustakaan.
• Kebijakan pengembangan koleksi harus ditinjau paling sedikit setiap 4 (empat) tahun sekali.
• Kebijakan pengembangan koleksi menacakup seleksi, pengadaan, pengolahan, dan penyiangan bahan perpustakaan.
• Kebijakan pengembangan koleksi disusun secara tertulis sebagai pedoman pengembangan koleksi perpustakaan yang ditetapkan oleh Kepala Perpustakaan.

Menyingkapi amanat pasal 14 Peraturan Pemerintah tersebut telah diterbitkan :

• • Keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara Nomor : 433/KPTS/DPA/XII/2019 tentang Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
  • Keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara Nonor : 122/KPTS/DISPUSIP/VII/2023 tentang Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

Kebijakan Seleksi

Secara umum  seleksi diartikan sebagai tindakan, cara, atau proses memilih bahan perpustakaan. Kaitannya dalam pengembangan koleksi, seleksi bahan perpustakaan merupakan kegiatan yang menyangkut perumusan kebijakan dalam memilih dan menentukan bahan perpustakaan yang akan diadakan serta metode-metode yang akan diterapkan. Oleh karena itu dalam merumuskan kebijakan seleksi, yang harus diperhatikan :

1. Prinsip seleksi

Prinsip ini harus menjawab persoalan penting dalam seleksi, yaitu menetapkan dasar pemikiran atau strating point untuk kegiatan seleksi.Oleh sebab itu, dibutuhkan keahlian pustakawan dan staf perpustakaan dalam menyeleksi bahan perpustakaan. Dewasa ini telah berkembang paham atau pandangan mengenai konten bahan perpustakaan.

1. Pandangan tradisional, yang mengutamakan nilai instristik bahan perpustakaan;
2. Pandangan liberal, yang mengutamakan asas popularitas;
3. Pandangan pluralistik, pandangan yang menyatukan kedua pandangan di atas tersebut.
   

2. Kriteria seleksi

Apapun kriteria yang ditetapkan oleh suatu perpustakaan , kriteria seleksi tersebut harus dituangkan secara jelas dalam kebijakan pengembangan koleksi. Hal ini untuk memudahkan dalam mmenjawab pertanyaan-pertanyaan yang muncul. Misal, mengapa bahan perpustakaan tertentu harus dipilih ? Kriteria ini dapat menjadi pegangan dalam mempertimbngkan nilai instrinsik bahan perpustakaan. David Spiller (1982 : 83-90) mengungkapkan secara umum kriteria-kriteria yang diterapkan dalam seleksi, yaitu : tujuan, cakupan, dan kelompok pembaca.

Kebijakan Pengadaan

            Kebijakan mengenai pengadaan bahan perpustakaan, telah dirumuskan bahwa pengadaan bahan perpustakaan dapat dilakukan dengan melalui :

• Pembelian dana APBD.
• Hadiah dan Hibah.
• Tukar Menukar
• Realisasi Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.

Kebijakan Pengolahan

            Kebijakan pengolahan bahan perpustakaaan harus mengacu pada ketentuan yang telah diterapkan oleh peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Oleh Karena itu buku yang dipedomani di antaranya :

1. DDC Ed. 23 jilid 1 sd 4 terbitan 2011;
2. DDC Terjemahan terbitan 2009;
3. Daftar Tajuk Subyek Perpustakaan Nasional RI terbitan 2011
4. Peraturan Katalogisasi;
5. Pedoman Klasisifikasi Bahasa dan Kesusastraan Indonesia terbitan 2017.

Kebijakan Penyiangan

Dalam kebijakan penyiangan atau weeding telah juga dirumuskan bahwa baik cacah ulang (stock opname) maupun weeding harus dilakukan setiap tahun.

Kelompok Pembaca

Dalam hal untuk mengembangkan koleksi perpustakaan faktor lain yang tidak boleh dilupakan adalah kelompok pembaca. Bagaimana segmen masyarakat yang menggunakan koleksi perpustakaan, baik pengguna riel, maupun pengguna potensial. Dalam hal memabca peta kelompok pembaca, yang harus diperhatikan adalah :

1. Usia kelompok pembaca;
2. Pendidikan kelompok pembaca;
3. Keterbatasan fisik kelompok pembaca;
4. Gender kelompok pembaca.

Penutup

Demikian selayang pandang mengenai kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Uatra, yang pada dasarnya dapat dikembangkan melalui pembelian, hadiah, tukar menukar koleksi dan pengumpulan Karya Cetak dan Karya Rekam Undang-Undang Deposit Nomor 4 Tahun 1990 dan Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 1991. Demikian semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

Indonesia. 2014. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara

Indonesia. 2014. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah

Perpustakaan Nasinoal RI. 1990. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam

Perpustakaan Nasinoal RI. 2007. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

Perpustakaan Nasinoal RI. 2014. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 244 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2007

Perpustakaan Nasional RI. 2004. Keputusan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara Nomor : 132/KEP/M.PAN/12/2002 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya.