Menurut buku Pedoman Pembinaan Koleksi dan Pengetahuan Literatur koleksi perpustakaan, diartikan semua bahan perpustakaan yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Koleksi perpustakaan ada berbagai ragam bentuk dan jenis, seperti buku/monografi, yang berupa buku teks, buku informasi, buku rujukan, laporan, dan sejenisnya. Dalam istilah Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, koleksi perpustakaan ada dalam bentuk karya cetak dan karya rekam. Koleksi tersebut harus dikembangkan agar tetap sesuai dengan kebutuhan pengguna dan jumlah bahan perpustakaan harus selalu mencukupi. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pada pasal 14 ayat (1) dijelaskan bahwa layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan tersebut harus dikembangkan agar tetap sesuai dengan kebutuhan pengguna dan jumlah bahan perpustakaan selalu mencukupi. Karena dengan cara itu koleksi perpustakaan dapat dijaga kualitasnya. Dalam melakukan pengembangan koleksi perpustakaan agar tetap berkualitas dan berorientasi kepada kepentingan pemustaka, ada tahapan yang harus dilakukan, yaitu : 1) analisis komunitas, 2) kebijakan seleksi, 3) seleksi bahan perpustakaan, 4) pengadaan, 5) penyiangan, dan 6) evaluasi. Mengapa koleksi perpustakaan harus dievaluasi ? Agar pengembangan program pengadaan bahan perpustakaan yang cerdas dan realistis berdasarkan data koleksi yang ada dapat terwujud. Dalam melakukan evaluasi perpustakaan, metode yang dilakukan dapat melalui metode kuantitatif maupun kualitatif. Evaluasi koleksi dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu internal dan eksternal.

1. Latar Belakang

            Menurut buku Pedoman Pembinaan Koleksi dan Pengetahuan Literatur (1998) koleksi perpustakaan, diartikan semua bahan perpustakaan yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Koleksi yang berada di perpustakaan berbagai ragam bentuk dan jenis, seperti buku/monografi, yang berupa buku teks, buku informasi, buku rujukan, laporan, dan sejenisnya. Dalam istilah Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, koleksi perpustakaan ada dalam bentuk karya cetak dan karya rekam.

Koleksi tersebut harus dikembangkan agar tetap sesuai dengan kebutuhan pengguna dan jumlah bahan perpustakaan selalu mencukupi. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pada pasal 14 ayat (1) dijelaskan bahwa layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan tersebut harus dikembangkan agar tetap sesuai dengan kebutuhan pengguna dan jumlah bahan perpustakaan selalu mencukupi. Karena dengan cara itu koleksi perpustakaan dapat dijaga kualitasnya.

Menurut (Laksmi, 2019) dalam melakukan pengembangan koleksi perpustakaan agar tetap berkualitas dan berorientasi kepada kepentingan pemustaka, ada tahapan yang harus dilakukan, yaitu : 1) analisis komunitas, 2) kebijakan seleksi, 3) seleksi bahan perpustakaan, 4) pengadaan, 5) penyiangan, dan 6) evaluasi. Mengapa koleksi perpustakaan harus dievaluasi ? Agar pengembangan program pengadaan bahan perpustakaan yang cerdas dan realistis berdasarkan data koleksi yang ada dapat terwujud.

Oleh karena itu, survei untuk mendapatkan data persepsi pemustaka tentang kecukupan dan koleksi yang berkualitas merupakan salah satu data yang sangat berguna dalam program evaluasi. Untuk itu, objektivitas pemustaka dalam menilai kecukupan dan kualitas koleksi dalam memenuhi kebutuhannya sangat diperlukan. Jangan sampai ketidaktahuan pemustaka dalam mencari informasi di perpustakaan mengakibatkan penilaian kurangnya koleksi tidak objektif disebabkan karena lemahnya pemustaka dalam menemukan temu balik informasi yang dibutuhkannya.

Evaluasi koleksi dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu internal dan eksternal. Evaluasi internal dapat dilakukan untuk memberikan informasi  tentang kebutuhan pengembangan koleksi. Pertanyaan yang dapat dijawab, seperti : cakupan subyek koleksi, kedalaman materi koleksi, koleksi yang terlalu banyak dan yang kurang, masalah yang ada dalam program dan kebijakan pengembangan koleksi. Sedangkan evaluasi eksternal, bertujuan untuk mengevaluasi kebutuhan institusi dan kebutuhan di luar organisasi. Untuk kebutuhan institusi pertanyaan yang dapat diajukan apakah kinerja perpustakaan masih rendah ? Apakah anggaran yang diminta untuk koleksi perpustakaan masih wajar ? Sedangkan untuk kebutuhan di luar organisasi bertujuan untuk menyediakan data bagi kelompok akreditasi, jaringan, program kerja sama OPD yang terkait tentang penganggaran koleksi perpustakaan.

 

2. Pembahasan

2.1 Analisis Metode Evaluasi

George Bonn (dalam Evans, 2000) ada 5 pendekatan umum terhadap evaluasi koleksi perpustakaan, yaitu :

1. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki;
2. Pengecekan pada daftar standar, seperti katalog dan bibliografi;
3. Pengumpulan pendapat pemustaka yang biasa datang ke perpustakaan;
4. Pemeriksaan koleksi langsung;
5. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampain dokumen, dan pencatatan manfaat relatif kelompok khusus.

2.1.1 Pengumpulan Data Statistik Semua Koleksi yang Dimiliki

Berdasarkan pendekatan tersebut, dapat dijelaskan bahwa berdasarkan data primer koleksi yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Uatara sampai dengan akhir bulan Desember 2023 tercatat sebanyak 120.348 judul, 831.232 eks. Jumlah tersebut tidak sebanding dengan rasio jumlah penduduk Sumatera Utara yang berdasarkan catatan BPS sampai dengan 10 Maret 2023 berjumlah 15.115.206 jiwa. Dalam rumus ilmu perpustakaan, pemustaka dikelompokkan menjadi 2 golongan, yaitu pemustaka riel dan pemustaka potensial. Pemustaka riel adalah pemustaka yang sudah memanfaatkan jasa layanan perpustakaan, sedangkan pemustaka potensial adalah pemustaka yang diharapkan akan memanfaatkan jasa layanan perpustakaan.

2.1.2 Pengecekan pada Daftar standar, seperti Katalog dan Bibliografi

Evaluasi koleksi perpustakaan berdasarkan metode pendekatan pengecekan pada daftar standar, seperti katalog dan bibliografi secara eksplisit tidak ada, yang ada Buku Induk Daftar Bahan Perpustakaan. Berdasarkan data Buku Induk yang ada di Ruang Pengolahan tercatat sebanyak 109.640 judul, 819.032 eks dan Buku Induk di Ruang Deposit tercatat sebanyak 10.708 judul, 12.200 eks, sehingga semuanya berjumlah 120.348 judul, 831.232 eks.

Berdasarkan metode pendekatan tersebut jelas tidak sebanding juga dengan jumlah penduduk Sumatera Utara yang berjumlah 15 juta jiwa lebih. Kondisi ini pernah diungkapkan oleh Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (2016-2023), Muhammad Syarif Bando bahwa di Indonesi 1 judul buku diperebutkan oleh 90 orang, masih jauh dari standar UNISCO. Idealnya 40 judul buku disediakan untuk 1 orang pembaca.

2.1.3 Pengumpulan Pendapat Pemustaka yang Biasa Datang ke Perpustakaan

Seorang informan, bernama Melisa  Elisabet Hutabarat, A.Md, seorang pustakawan ahli pertama yang pernah ditugaskan di Layanan Umum Lantai 3, menuturkan bahwa buku yang banyak diminati dan dibaca oleh pemustaka adalah buku golongan 200, terutama buku-buku beragama Islam. Buku golongan 300, tentang ekonomi, buku golongan 400, tentang bahasa, buku golongan 500, tentang ilmu murni, buku golongan 600, tentang ilmu terapan dan dan buku golongan 800, tentang kesustraan. Buku-buku tersebut jumlahnya sangat terbatas, apalagi buku golongan 600 tentang pertanian dan peternakan dan juga buku golongan 400 tentang bahasa. Kondisi tersebut jelas kontrakdiktif dengan ketentuan pasal 14 ayat (1) Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, yang menyebutkan bahwa layanan perpustakaan diselenggarakan secara prima dan berorientasi kepada kepentingan pemustaka.

2.1.4 Pemeriksaan Koleksi Langsung

Jika diamati secara saksama tentang kondisi koleksi yang ada, baik di Layanan Referensi, Layanan Anak, Layanan Remaja dan Layanan Umum, hampir semua koleksinya kurang memadai dan masih banyak koleksi lama-lama yang tidak up to date lagi. Hal ini disebabkan karean masih kecilnya anggaran pengadaan bahan perpustakaan dan kurangnya kegiatan penyiangan (weeding), cacah ulang dan stock opname.

2.1.5 Penerapan standar, Pembuatan Daftar Kemampuan Perpustakaan dalam Penyampain Dokumen, dan Pencatatan Manfaat Relatif Kelompok Khusus.

Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2016 tentang Penyandang Disabilitas pada pasal 19 tentang Hak Pelayanan Publik mengamanatkan bahwa penyandang disabilitas berhak memperoleh akomodasi yang layak dalam pelayanan publik secara optimal, wajar, bermartabat tanpa diskrimasi dan memperoh pendampingan, penerjemahan, dan penyediaan fasilitas yang mudah diakses ditempat layanan publik tanpa tambahan biaya.

Dalam mencermati kententuan tersebut, Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara secara kelembagaan belum memenuhi standard minimal pemberian layanan publik kepada penyandang disabilitas secara optimal, wajar dan bermartabat. Banyak koleksi buku braille belum dilayankan secara maksimal karena tidak adanya fasilitas yang memadai dan pendampingan yang mumpuni.

 

2.2 Metode Penelitian

Penelitian ini dilakukan dalam rangka mengevaluasi ketersedian bahan perpustakaan sebagai salah satu sumber informasi dengan melakukan wawancara kepada beberapa pemustaka yang datang untuk mencari informasi dengan pendekatan deskriptif kuantitatif. Metode yang dilakukan berdasarkan sampel secara acak kepada pemustaka yang berkunjung ke Layanan Umum dan Referensi. Dari beberapa yang diwawancarai sebagian besar pemustaka masih mengeluh tentang keberadaan koleksi yang tersedia pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa pemustaka menilai koleksi yang tersedia pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara masih kurang lengkap dan koleksinya sudah lama-lama. Oleh karena itu, sangat diperlukan adanya penambahan koleksi yang dibutuhkan oleh pemustaka dan koleksi yang lama-lama diganti dengan koleksi yang baru.

 

2.3 Teknik Pengolahan Data

Setelah melakukan wawancara terhadap pemustaka, lalu selanjutnya melakukan pengolahan data dengan menghitung presentasi dengan menggunakan rumus sebagai berikut :

P= X 100 %

 ​F : Frekuensi jawaban

N : Jumlah sampel

P : Angka presentase yang dicari

Kemudian tabel wawancara tersebut ditafsirkan dengan parameter penilaian sebagai berikut :

0-20%   : Sangat Kurang

21-40% : Kurang

41-60% : Cukup

61-80% : Baik

81-100% : : Sangat Baik

Dari jawaban informan tersebut dapat disimpulkan bahwa ketersediaan koleksi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dinilai baik, yaitu antara 61 sd 80 %.

 

3. Penutup

3.1 Kesimpulan

1. Jumlah koleksi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara belum berbanding lurus dengan jumlah penduduk Sumatera Utara Utara. Rasionya seyogianya berbanding lurus mengingat Dinas Perpustakaan dan Arsip adalah Perpustakaan Provinsi.
2. Sesuai sumber data dari Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan Pustaka bahwa jumlah koleksi yang ada sebanyak 120.348 judul, sementara jumlah penduduk Sumatera Utara sudah mencapai 15.115.206. Dengan demikian 1 judul buku diperebutkan oleh 125 orang.
3. Dalam hal ketersediaan jumlah koleksi harus memperhitungan pemustaka potensial yang sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang diperlukan.
4. Jumlah koleksi tersebut, mengingat beberapa tahun terakhir tidak pernah dilakukan cacah ulang atau stock opname, sudah dapat dipatikan lebih dari seperlimanya pada hilang/dan atau rusak.
5. Dari jumlah koleksi yang ada karena jarang dilakukan penyiangan secara menyeluruh, maka koleksi yang tersedia sudah banyak tidak mutakhir lagi.
6. Mengingat jumlah anggaran pengadaan koleksi dari tahun ke tahun prosentasenya kurang dari 2 %, maka dalam penambahan jumlah koleksi tidak sebanding dengan kebutuhan informasi penduduk Sumatera Utara.

 

3.2 Rekomendasi

1. Perlu adanya lompatan kebijakan yang komprehensif tentang pemutakhiran jumlah koleksi secara menyeluruh dengan melakukan cacah ulang dan penyiangan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 3 tahun;
2. Perlu adanya kebijakan yang konsistensi tentang urgennya pelestarian koleksi yang mencakup pemeliharaan dan perbaikan secara fisik, isi, informasi, alih media;
3. Harus adanya keberanian dalam hal penganggaran pengadaan koleksi minimal per tahun 15 milyar mengingat ketentuan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2017 tentang Standar Perpustakaan Provinsi dengan rumus 5 juta jumlah penduduk, maka anggarana pengadaan koleksinya minimal 5 milyar.
4. Perlunnya peningkatan jejaring perpustakaan yang lebih luas dengan melakukan silang layan antarperpustakaan.