Kepala Dinas dan juga Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah serta Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi harus memastikan kepada bawahannya bahwa penyiangan atau weeding koleksi perpustakaan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kebjikan pengembangan koleksi dalam rangka untuk menghadirkan pelayanan prima yang berorientasi pada kepentingan pemustaka.

1. Persiapan/Perencanaan

            Dalam melakukan kegiatan penyiangan koleksi perpustakaan tahap awal yang harus dilakukan adalah melakukan persiapan/perencanaan/planning dengan pokok permasalahan  mengapa harus dilakukan penyiangan, untuk apa dan siapa yang melakukan. Untuk menjawab pertanyaan “why’ mengapa harus dilakukan penyiangan ? Jawabnya karena perintah undang-undang. Kemudian untuk menjawab pertanyaan “for what” untuk apa ? Jawabnya untuk memberikan pelayanan prima yang berorientasi pada kepentingan pemustaka. “How” bagaimana melakukannya ? Bahan perpustakaan harus dikeluarkan dari rak buku. “How many”, berapa jumlah koleksi yang disiangi ? Kemudian “who” siapa yang melakukannya ? Jawabnya para pustakawan. Mengapa harus pustakawan ? Karena ketentuannya demikian.

            Untuk menjawab dan menjelaskan mengapa penyiangan koleksi perpustakaan harus seorang pustakawan. Jawabnya karena sesuai Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 9 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya pada pasal 9 halaman 13 disebutkan bahwa pustakawan ahli pertama mempunyai tugas salah satunya melakukan indentifikasi koleksi perpustakaan untuk penyiangan. Jadi, menurut Permenpan tersebut yang diperintahkan untuk melaksanakan penyiangan (weeding) bahan perpustakaan adalah pustakawan ahli pertama, bukan pustakawan tingkat terampil. Kemudian sesuai Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 tentang Jabatan Fungsional dan Angka Kreditnya pada halaman 76 dijelaskan bahwa salah satu tugas yang harus dilakukan oleh seorang pustakawan ahli muda adalah melakukan evaluasi koleksi perpustakaan untuk penyiangan dengan angka kredit 0,003. Kemudian dijelaskan pula bahwa pustakawan ahli muda mempunyai kegiatan, salah satunya, yaitu menilai dan menetapkan koleksi perpustakaan untuk dikeluarkan dari jajaran koleksi setelah dilakukan identifikasi koleksi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, dengan angka kredit 0,005.

Begitu juga halnya dengan seorang pustakawan ahli madya mempunyai tugas, salah satunya, yaitu menganalisis, memilih, memilah, dan menindaklanjuti koleksi yang dikeluarkan dari hasil penyiangan (weeding). Koleksi yang dikeluarkan dari jajaran, dilakukan penanganan pasca penyiangan, seperti disimpan di tempat terpisah, dihibahkan, dirawat, atau dimusnahkan sesuai kebijakan perpustakaan secara tertulis, dengan angka kredit yang diperoleh 0,008. Ketentuan tersebut tidak boleh diabaikan karena menyangkut pola karier pustakawan.

                 Rumus-rumusan tersebut merupakan landasan penyusunan TOR (Term of Referensi) atau KAK (Kerangka Acuan Kerja), yaitu dokumen perencanaan yang berisikan gambaran umum penjelasan mengenai kegiatan penyiangan bahan perpustakaan yang telah dijelaskan dalam SOP dan Kelengkapan Dokumen pada Bab V. Dan juga, sebagai pijakan dalam penyusunan tim pelaksana penyiangan (weeding).

                 Di dalam tahap perencanaan tersebut perlu diperhatikan juga Lima Hukum Ranganathan dalam ilmu perpustakaan, yang disebut “Five Laws of Library Science”, yaitu :

1. Book are for use;
2. Every reader his book;
3. Every book its reader;
4. Save the time of the reader; and
5. A library is a growing organisme.

Lima hukum tersebut disebut Lima Hukum Ilmu Perpustakaan dari Ranganathan, yang nama lengkapnya Shiyali Ramamrita Ranganathan, seorang pustakawan dan matematikawan dari India, yang mengatakan :

1. Book are for use, berarti buku untuk dimanfaatkan. Artinya setiap buku bermanfaat. Oleh sebab itu, sekalipun buku itu dikeluarkan dari jajaran karena penyiangan, tetap saja buku itu bermanfaat. Berarti buku hasil penyiangan tidak boleh dibiarkan begitu saja, lapuk dimakan rayap dan rusak tidak terawat, melainkan harus dikelola dengan baik, apakah disumbangkan kepada perpustakaan yang sangat membutuhkan atau disimpan di tempat lain.
2. Every reader his book, yang berarti setiap pembaca ada bukunya. Ini menunjukkan bahwa setiap pengunjung yang datang ke perpustakaan harus ada bukunya. Berarti setiap buku yang disiangi harus ada penggantinya. Oleh karena itu ke depan perlu dipikirkan dan dianggarkan perlunya penambahan buku baru.
3. Every book  its reader, berarti setiap buku ada pembacanya. Dengan demikian karena setiap buku ada pembacanya, maka upayakakan setiap buku yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah buku yang bermanfaat, buku yang dicari oleh pemustaka.
4. Save the time of the reader, yang berarti hemat waktu pembaca. Artinya setiap pemustaka yang datang ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara yang efektif dan efisien ketika membaca buku. Oleh karena itu, koleksi yang dipajang di rak buku harus ditata dan dikelola dengan baik agar pemustaka dengan mudah untuk mencari buku yang diperlukannya. Di sinilah perlunya weeding bahan perpustakaan agar koleksi tetap tertata dan dikelola dengan baik.
5. A library is a growing organism, berarti perpustakaan adalah organisme yang berkembang. Oleh karena itu, akuisisi, pembelian dan penambahan koleksi mutlak untuk diadakan.

 

            2. Pelaksanaan

               a. Membentuk Tim

              Pada tahap pelaksanaan ini langkah pertama yang harus dilakukan adalah membentuk Tim yang dirumuskan oleh Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah dengan Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi dengan berkoordinasi dengan Bagian Sekretariat. Tim yang disusun dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Tim terdiri minimal 11 (sebelas) orang;
2. Terdiri atas :
   1. Kepala Dinas sebagai pengarah dan pengambil keputusan;
   2. Kepala Bidang Pengolahan Bahn Pustaka dan Deposit Daerah sebagai penanggung jawab kegiatan/ketua
   3. Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sebagai wakil penanggung jawab kegiatan/wakil ketua
   4. Pustakawan Ahli Madya, dari Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah, sebagai sekretaris;
   5. Pustakawan Ahli Pertama, Muda dan Madya baik dari Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah mauapun dari Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, sebagai anggota; dan
   6. Tenaga teknis perpustakaan sebagai operator komputer dari Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi dan pencatat buku induk dari Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah.

               Setelah rumusan penyusunan tim selesai, maka harus dituangkan dalam bentuk Surat Keputusan Kepala Dinas. Setelah SK telah ditandatangani oleh Kepala Dinas, maka dilakukan rapat tim untuk membahas siapa mengerjakan apa, yang dituangkan dalam pembagian tugas (job description). Kemudian bagaimana mekanismenya, yang dituangkan dalam dokumen prosedur kerja yang sudah disiapkan, misal proses penyiangan bahan perpustakaan dimulai dari rak golongan 000 sampai dengan golongan 900. Supaya jangan mengganngu pelayanan kepada pemustaka, sebaiknya proses weeding dilakukan per ruangan. Kemudian lama pekerjaan, seperti yang dicantumkan dalam kelengkapan dokumen, misal selama 2 (dua) bulan, dan seterusnya.

 

1. Rapat Tim

Setelah SK Tim diterbitkan, perlu diadakan rapat tim untuk pembagian tugas, siapa mengejakan apa, mekanisme pekerjaan yang dilakukan bagaimana, siapa yang bertangjung jawab, kapan pekerjaan dimulai dan kapan harus selesai, bahan apa saja yang diperlukan,   bagaimana mengkomunikasikan kepada pemustaka supaya pemustaka tidak merasa terganggu. Dalam rapat tersebut harus ada notulen hasil rapat sebagai bahan kontrol dan evaluasi terhadap pekerjaan yang sedang dilaksanakan. Dalam rapat perlu ditekan masing-masing anggota tim harus bertanggjung jawab atas pekerjaan yang dilakukan. Sebaiknya rapat tim dilakukan setiap 2 (dua) minggu sekali untuk mengontrol dan mengevaluasi sampai di mana pekerjaan weeding dilakukan, bagaimana progresnya dan apa kendalanya untuk dicarikan solusinya

           Setiap ruangan yang sedang dilakukan proses weeding diumumkan kepada pemustaka sebagai salah satu wujud transfaransi, misal maaf pelayanan Anda tertanggu karena sedang dilakukan penyiangan bahan perpustakaan. Kemudian dalam proses weeding tersebut hendaknya setiap ruang layanan dibuatkan buku induknya sebagai salah bentuk perwujudan tentang transfaransi daftar barang inventarisasi kantor yang berupa koleksi perpustakaan sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah. Buku Induk Ruangan tersebut bisa dibuat per tahun atau per nomor urut tanpa memandang tahun.

               Di dalam pelaksanaan weeding tersebut harus dibuatkan :

1. Daftar Hasil Indentifikasi Penyiangan Koleksi Perpustakaan yang memuat : nomor induk, judul lengkap, pengarang, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, jumlah eksemplar dan keterangan alasan dilakukan penyiangan;
2. Daftar Koleksi Yang Dikeluarkan/Yang Disiangi memuat : nomor induk, judul lengkap, pengarang, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, jumlah eksemplar dan keterangan yang diperlukan; dan
3. Berita Acara Hasil Penyiangan Koleksi Perpustakaan.

 

3. Teknik Penyiangan

           Dalam melakukan penyiangan koleksi bahan perpustakaan ada  10 (sepuluh) langkah yang harus dilakukan oleh para pustakawan, baik ahli pertama, ahli muda, maupun ahli madya. Sepuluh langkah itu adalah sebagai berikut :

1. Menjadikan penyiangan bahan perpustakaan sebagai bagain integral dari kebijakan pengembangan koleksi. Terbitnya Keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara Nomor : 433/KPTS/DPA/XII/2019 tanggal 27 Desember 2019 tentang Kebijakan Pengembangan Koleksi sudah mengatur tentang weeding atau penyiangan bahan perpustakaan dan merupakan pijakan dasar hukum pelaksanaan weeding. Sesuai ketentuan pasal 14 ayat (3) kebijakan pengembangan koleksi tersebut mencakup 4 (empat) aspek, yaitu : seleksi, pengadaan, pengolahan, dan penyiangan bahan perpustakaan.
2. Mengumpulkan statistik penggunaan koleksi perpustakaan. Berdasarkan laporan atau statistik penggunaan koleksi peruangan dari Layanan Anak, Layanan Referensi, Layanan Fiksi/Remaja, dan Layanan Umum akan diketahui mana koleksi yang banyak digunakan oleh pemustaka, apakah dibaca atau dipinjam dan mana koleksi yang jarang atau sama sekali tidak digunakan oleh pemustaka. Koleksi yang jarang atau sama sekali tidak digunakan oleh pemustaka harus dipilih dan dipilah untuk disiangi, atau dikeluarkan dari rak buku. Kemudian dibuatkan Daftar Seleksi Koleksi Perpustakaan yang Akan Disiangi
3. Menjadwalkan pekerjaan penyiangan ke dalam kalender kerja. Tentukan kapan weeding itu dilaksanakan. Siapkan Kerangka Acuan Kerja agar pelaksanaan weeding terarah dan sesuai sasaran yang ditetapkan. Setelah itu laporkan kepada Kepada Dinas cq. Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah untuk dirapatkan dengan Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi untuk membentuk Tim Penyiangan Koleksi.
4. Setelah  Tim dibentuk kemudian rapatkan dengan seluruh anggota Tim, bahan apa saja yang diperlukan ketika penyiangan koleksi dilaksanakan. Oleh karena itu, perlu diiventarisasi, mengenai daftar bahan yang dibutuhkan.
5. Melakukan observasi dan survei lapangan untuk mempelajari dan melihat kondisi masing-masing ruangan. Misal, di Ruang Layanan Anak, bagaimana kondisinya, ada berapa rak, ada berapa eksemplar yang akan disiangi, bagaimana cara menyianginya. Begitu juga di Ruang Layanan Referensi dan seterusnya. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pelaksanaan penyiangan.
6. Menginventarisasi kepemilikan koleksi perpustakaan. Artinya setiap bahan perpustakaan yang dikeluarkan dari rak harus ditandai dengan centangan pensil berwarna pada verso halaman judul atau di halaman lain, tetapi harus konsisten, kalau perlu diberi tanda stempel. Kemudian cocokkan dengan Daftar Seleksi Koleksi Yang Akan Disiangi.
7. Untuk buku-buku referensi di Layanan Referensi, perlu dilakukan cek ulang untuk memastikan bahwa apakah koleksi yang berupa sumber bibliografi atau koleksi sekunder seperti buku mengenai indeks standar, direktori, laporan-laporan, prosiding perlu tidak dikeluarkan dari rak buku. Kalau dikeluarkan bagaimana konsekuensi dengan pemustaka, mengingat koleksi Layanan Referensi berisikan koleksi rujukan, pedoman dan sebagainya.
8. Membuat SLIP PENYIANGAN, seperti gambar di bawah ini :

 

SLIP PENYIANGAN Judul Buku dan Nomor Panggil : ......................................................................... Dijilid Diperbaiki/Dirawat Dipromosikan Disumbangkan kepada : ..................................................... Dikirimkan kepada       : ..................................................... Dihibahkan Dimusnahkan Penggantian/Edisi baru Cek database untuk  lokasi lain judul buku ini .................................... Lokasi lain judul buku ini ..................................................................... Judul untuk menggantikan buku ini ..................................................... Agen berwenang ....................................................................................

 Keterangan :

 

1. Penjilidan. Jika sekiranya buku yang disiangi tersebut diconteng, dijilid, berarti harus dipebaiki di bagian presevasi. Siapkan daftarnya.
2. Perbaikan.Jika dalam slip tersebut ada contengan diperbaiki, berarti hampir sama dengan penjilidan.
3. Sekiranya bahan koleksi yang disiangi ada contengan disumbangkan karena adanya permintaan, berarti bahan koleksi perpustakaan tersebut diperuntukan untuk disumbang. Perlu dipersiapkan disumbangkan kepada siapa dan daftar buku yang disumbangkan serta berita acara yang diperlukan.
4. Begitu juga yang dihibahkan, harus dipersiapkan Surat Perjanjian Hibah
5. Jika ada contengan dimusnaskan karena tingkat kerusakannya sanagt parah, harus hati-hati proses pemusnahan dan harus dikoordinasikan dengan pengurus barang
6. Jika diconteng penggantian, ini berarti buku yang dikeluarkan dari jajaran harus diganti, baik dengan edisi baru maupun dengan hasil potografi, atau pengadaan baru.
7. Adapun langkah kesembilan, harus dapat memastikan bahwa koleksi perpustakaan yang telah disiangi, harus disiapkan penggantinya. Oleh karean itu perlu dimasukkan ke dalam kartu desiderata untuk diusulkan dan diadakan.
8. Memasang di lemari display bahan perpustakaan berkualitas, tetapi masih rendah sirkulasinya, alias jarang dibaca dan dipinjam oleh pemustaka, dengan tujuan agar bahan perpustakaan tersebut dimanfaatkan oleh pemustaka.

 

    4.  Pengawasan

                 Pengawasan ini perlu dilakukan oleh Ketua Tim maupun Wakil Ketua Tim agar pekejaan dapat mencapai target maksimal seperti yang diharapkan sesuai yang dirumuskan dalam perencanaan. Mekanisme pengawasan dapat dilakukan melalui pengawasan langsung ke obyek pekerjaan atau melalui masukan-masukan atau keluhan-keluhan yang diterima. Atau juga melalui pemanfaatan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, seperti yang diperintahkan dalam pasal 43 ayat (2)  Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 yang menyatakan bahwa perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dalam pengelolaan perpustakaan dapat dilakukan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

                Pengawasan supaya hasilnya efektif dan efisien hendaknya dilakukan secara rutin dan berkala, serta berkesinambungan sepanjang pekerjaan weeding belum selesai. Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah, sebagai Ketua Tim, dan Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, sebagai Wakil Ketua Tim hendaknya menerapkan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), yang diatur dalam Peraturan Pemerintah  Nomor 2008, yang terdiri atas 5 (lima) unsur, yaitu :

1. Lingkungan pengendalian
2. Penilaian resiko
3. Kegiatan pengendalian
4. Informasi dan Komunikasi
5. Pemantauan pengendalian intern

Pertama, yang dimaksud dengan lingkungan pengendalian artinya seorang Kepala Dinas, sebagai pengarah dan pengambil keputusan, seorang Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah, selaku ketua tim, dan seorang Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Tekonlogi Informasi, sebagai wakil ketua tim hendaknya :

1. Menegakkan integritas dan nilai etika kepemimpinan yang baik tentang urgensinya weeding bahan perpustakaan untuk memberikan pelayanan perpustakaan yang kondusif dan mudah didapat kepada pemustaka;
2. Mempunyai komitmen yang tinggi tentang perlunya penyiangan bahan perpustakaan;
3. Memberikan kepemimpinan yang kondusif kepada anggota tim;
4. Memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab kepada anggota tim secara tepat;
5. Adanya kebijakan dan solusi ketika anggota tim terkendala di dalam menjalankan tugasnya;
6. Memberikan contoh teladan yang baik kepada tim ketika melakukan pengawasan; dan
7. Adanya hubungan kerja dan komunikasi yang baik terhadap sesama anggota tim.

Kedua, yang dimaksud dengan penilaian resiko, artinya pengarah, ketua tim, dan wakil ketua tim hendaknya melakukan identifikasi resiko dan analisis resiko, seandainya pelaksanaan kegiatan weeding, tidak mencapai target dan tidak selesai tepat waktu. Apa resikonya terhadap pemustaka, apa resikonya terhadap pelayanan prima yang dilakukan selama ini.

Ketiga, yang dimaksud dengan kegiatan pengendalian, artinya :

1. Kegiatan pengendalian dipusatkan pada inti tentang pentingnya weeding;
2. Harus dikaitkan dengan proses penilaian resiko;
3. Kebijakan dan prosedur pelaksanaan kegiatan weeding harus dituangkan secara tertulis;
4. Kebijakan dan prosedur pelaksanaan tersebut harus dilakukan sesuai yang telah ditetapkan;
5. Kegiatan pengendalian ini harus dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa pelaksanaan kegiatan weeding ini telah sesuai dengan prosedur dan target yang ditetapkan.

Keempat, yang dimaksud dengan informasi dan komunikasi, artinya :

1. Pengarah, Ketua Tim, dan Wakil Ketua Tim, harus menyediaka dan memanfaatkan berbagai macam bentuk dan sarana komunikasi, baik dengan anggota tim, maupun dengan pemustaka;
2. Mengelola, mengembangkan dan memperbaharui sistem informasi secara terus menerus, sehingga terjalin komunikasi yang baik, antar anggota tim, maupun dengan pemustaka.

Kelima, yang dimaksud dengan pemantauan pengendalian intern, artinya dilaksanakan melaui pemantauan berkelanjutan, adanya evaluasi dan tindak lanjut apabila ada kendala dan permasalahan yang dihadapi selama kegiatan weeding berjalan..

5. Penutup

          Kepala Dinas dan juga Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah serta Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi harus memastikan kepada bawahannya bahwa penyiangan atau weeding koleksi perpustakaan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kebjikan pengembangan koleksi dalam rangka untuk menghadirkan pelayanan prima yang berorientasi pada kepentingan pemustaka. Mengingat pelayanan prima perpustakaan yang berorientasi pada kepentingan pemustaka merupakan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Begitu juga Kebijakan Pengembangan Koleksi merupakan amanat Peraturan Peemerintah Nomor 24 Tahun 2014, maka sudah seharusnya kegiatan penyiangan koleksi menjadi Indikator Kegiatan Kunci (IKK) di bidang perpustakaan dalam rangka meningkatkan Indeks Pengembangan  Literasi Masyarakat (IPLM).

          Kepala Dinas, melalui Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah dan Bagian Perencanaan  harus memperjuangkan anggaran untuk kegiatan penyiangan atau weeding bahan perpustakaan dalam rangka untuk menghadirkan koleksi perpustakaan yang tetap relevan dengan kepentingan pemustaka agar jumlah kunjungan pemustaka potensial ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara terus meningkat secara signifikan. Terbitnya Peraturan Presiden Nomor 18 tahun 2019 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional  (RPJMN) Tahun 2020-2024, dan  Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 18 Tahun 2020 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2019 tentang Laporan dan Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintah Daerah serta Rencana Strategis Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Tahun 2020-2024 di mana Indikator Kinerja Kunci Bidang Perpustakaan salah satunya adalah Indeks Pembangunan Literasi Masyarakat. Dalam IPLM tersebut terdapat 7 (tujuh) unsur, salah satunya adalah ketercukupan koleksi dan tingkat jumlah kunjungan masyarakat per hari serta jumlah anggota perpustakaan yang diukur dengan jumlah penduduk Sumatera Utara.