Pelestarian bahan perpustakaan menurut National Library of Australia Preservation adalah semua kegiatan yang bertujuan memperpanjang umur bahan perpustakaan dan informasi di dalamnya. Pelestarian bahan perpustakaan ini bukan hanya menyangkut  pelestarian dalam bidang fisik, tetapi juga pelestarian informasi yang terkandung di dalamnya. Dalam praktek ilmu perpustakaan tugas pemeliharaan, perawatan, dan pelestarian bahan perpustakaan bukanlah tugas yang mudah. Sejak zaman dahulu hingga sekarang, perpustakaan, sebagai institusi telah berusaha untuk mencegah dan mengatasi kerusakan bahan perpustakaan yang disebabkan oleh berbagai faktor, baik faktor eksternal, maupun internal. Kerusakan bahan perpustakaan yang disebabkan oleh fakkor ekstenal antara lain mekanis atau kimiawi dari lingkungan dan hayati, seperti kecerobohon pemustaka dalam menggunakan bahan perpustakaan, debu, kotoran, serangga, kelembaban, dan suhu udara. Sedangkan faktor internal yang dapat merusak bahan perpustakaan antara lain kualitas kertas, tinta cetak, perekat, dan benang penjilidan yang tidak serasi dengan sampul. Tujuan penulisan artikel ini dalam rangka mengingatkan tenaga perpustakaan tentang pentingnya pelestarian bahan perpustakaan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

Istilah pelestarian (preservation, mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan perpustakaan, seperti keuangan, ketenagakerjaan, metode dan teknik serta penyimpanannya. Sementara istilah pengawetan ( concervation) oleh IFL didefinisikan hanya terbatas pada aspek kebijakan dan cara khusus dalam melindungi bahan perpustakaan dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut. Adapun istilah perbaikan (restoration) oleh IFLA, dimaknai usaha melestarikan bahan  perpustakaan menunjuk pada pertimbangan dan cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan perpustakaan dan arsip yang rusak.

 

Sudarsono (1989:2) menjelaskan bahwa pengawetan (conservation) dibatasi pada aspek kebijakan dan cara khusus dalam melindungi bahan perpustakaan dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut. Perbaikan (restoration) menunjuk pada pertimbangan dan cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan perpustakaan dan arsip yang rusak, dengan tujuan melestarikan hasil budaya  cipta manusia, baik yang berupa informasi maupun fisik dari bahan perpustakaan dan arsip tersebut.

 

Di sisi lain, pada hakekatnya kelestarian suatu bahan perpustakaan sangat bergantung pada kualitas dan cara penangannya, seperti mutu bahan dasar, lingkungan penyimpanan, serta faktor-fakator lain, seperti hewan, insekta, jamur serta manusia. Kerusakan bahan perpustakaan dapat juga terjadi dengan skala besar dan hal yang tidak terduga sifatnya, seperti bencana alam, misal, banjir, kebakaran, dan sejenisnya.

 

 Dalam upaya melestarikan bahan perpustakaan, perlu memperhatikan jenis-jenis bahan perpustakaan yang ada di dalamnya. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, pada pasal 1 butir 10 disebutkan bahwa bahan perpustakaan adalah semua jenis hasil karya tulis, karya cetak, dan / atau karya rekam. Pengenalan terhadap jenis-jenis bahan perpustakaan tersebut merupakan suatu keniscayaan karena akan mempermudah cara penanganannya.

 

Dalam ilmu perpustakaan, bahan perpustakaan tersebut dikelompokkan ke dalam tiga golongan, yaitu : buku, monograf, bahan berkala, seperti majalah, surat, kabar, bulletin, dan bahan nonbuku, seperti bahan audiovsiual, yaitu bahan yang penyampaian informasinya melalui pendengaran dan penglihatan.

 

Adapun Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, dalam pasal 1 butir 8 Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan secara eksplisit dinyatakan merupakan perpustakaan daerah yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, dan perpustakaan pelestarian yang berkedudukan di ibukota provinsi.

 

Sebagai salah satu Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara, Dinas Perpustakaan dan Arsip dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 8 Tahun 2022 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara dan Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 28 Tahun 2023 tentang Tugas, Fungsi, Uraian Tugas dan Tata Kerja Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara.

 

Dalam Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 28 Tahun 2023 tentang Tugas, Fungsi, Uraian Tugas dan Tata Kerja Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara, pada Bab XXVI pasal 398 halaman 1.112 dijelaskan tentang Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara. Pada pasal 401  tentang Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan Pustaka, pada ayat (1) disebutkan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam penyelenggaraan urusan pemerintah, di antaranya pelestarian naskah kuno dan pelestarian bahan pustaka milik Dinas Perpustakaan dan Arsip.

 

B. Maksud

Dalam penulisan artikel ini dimaksudkan :

1. Sebagai salah satu bahan informasi  bagi tenaga perpustakaan, yang menurut pasal 29 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan terdiri atas pustakawan dan nonpustakawan, dan juga tenaga pendukung pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, khususnya yang ditugaskan pada Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian  Bahan Pustaka dan Bidang Layanan dan Teknologi Informasi tentang pentingnya pelestarian bahan perpustakaan.

2. Sebagai sarana komunikasi antara pejabat fungsional, pejabat administrasi, dan pejabat pimpinan tinggi pratama, serta pihak lain yang terkait dengan pelaksanaan pelestarian bahan perpustakaan;

3.Sebagai acuan dalam penetapan anggaran pelaksanaan pelestarian bahan perpustakaan;

 

C.Tujuan

Penulisan artikel ini bertujuan untuk memberikan dorongan dan informasi kepada tenaga perpustakaan dan pemangku kepentingan tentang pentingnya pelestarian bahan perpustakaan agar tetap awet dan terawat, sehingga dapat dimanfaatkan oleh pemustaka.

 

D. Pembahasan

            Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 8 Tahun 2022, dilihat struktur organisasinya Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara terdiri atas :

1. Bagian Sekretariat, dibantu Subbagian Umum dan Kepegawaian;

2. Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan Pustaka;

3. Bidang Layanan dan Teknologi Informasi;

4. Bidang Pembinaan Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia Perpustakaan; dan

5. Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip.

 

Dalam menjalankan tugas dan fungsinya Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara berpedoman, pada Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 28 Tahun 2023, dan bidang teknis yang terkait langsung dengan tugas dan fungsi pelestarian bahan perpustakaan adalah Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan Pustaka. Dengan direvisinya Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 21 Tahun 2017 tentang Tugas, Fungsi, Uraian Tugas dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, tugas dan fungsi pelestarian bahan perpustakaan langsung di bawah kendali Kepala Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan Bahan Pustaka. Semula, di bawah kendali Kepala Seksi Pelestarian Bahan Pustaka.

 

Mengingat pelaksanaan kegiatan pelestarian bahan perpustakaan adalah kegiatan yang sangat teknis, dengan adanya SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kerja) yang baru tersebutrentang kendali pengawasan internal, seperti yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, sangat longgar. Dampaknya adalah target-target dan upaya pelestarian bahan perpustakaan yang sangat urgen tersebut, tidak sesuai target dan banyak mengalami kendala. Alasan klasik, mengapa uapaya tersebut tidak maksimal, di samping karena lemahnya pengawasan internal, juga karena kurangnya sumber daya manusia yang ahli dalam bidang preservasi dan tidak adanya anggaran dan peralatan yang memadai.

 

Dalam program kerja pertahun, target yang harus dicapai dalam pelestarian bahan perpustakaan adalah sebanyak 5.000 eks. Dengan kondisi sekarang, sesuai data pada Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan Pustaka pada tahun 2023, koleksi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara mencapai 120.348 judul, 831.232 eks. Tentu, tingkat kerusakan bahan perpustakaan sangat tinggi, mengingat ilkim di Sumatera Utara, iklim tropis, sangat panas, dan tingkat kesadaran para pemustaka ketika mengambil buku di rak, dan memabaca buku masih sangat minim. Kesadaran yang masih minim dari para pemustaka tentang pelestarian bahan perpustakaan, merupakan faktor ekternal yang berkontribusi tinggi dalam kerusakan bahan perpustakaan.

 

Minimnya anggaran dan langkanya sumber daya manusia serta sarana prasarana dalam bidang pelestarian bahan perpustakaan, merupakan tantangan tersendiri bagi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara. Mengingat pelestarian bahan perpustakaan merupakan perintah undang-undang. Dalam pasal 16 ayat (1) dan(2) Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 2014 tentang Pelaksnaan Undang-Undang Nomor 43 Tahu 2007 tentang Perpustakaan disebutkan bahwa perawatan koleksi harus dilakukan oleh setiap perpustakaan secara berkala, yang meliputi penyimpanan dan konservasi. Kemudian dalam pasal 17 ayat (2) disebutkan pelestarian koleksi dilakukan oleh Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi.

 

Secara filosofis, karena pelestarian bahan perpustakaan merupakan perintah undang-undang, tentu mempunyai fungsi yang sangat fundamental. Di antara fungsi tersebut adalah :

1. Fungsi melindungi. Bahan perpustakaan, sebagai hasil karya anak bangsa, wajib dilindungi dari serangan serangga, manusia, jamur, panas matahari, dan air. Dengan adanya pelestarian yang baik, serangga dan binatang kecil tidak akan dapat menyentuh dokumen. Manusia tidak akan salah dalam menangani dan menggunakan bahan perpustakaan. Begitu juga, jamur tidak akan sempat tumbuh, dan sinar matahari serta kelembaban udara akan mudah dikontrol.

2. Fungsi pengawetan. Bahan perputakaan, ketika dirawat dengan baik, akan menjadi awet, dapat lebih lama dimanfaatkan, dan diharapkan para pemustaka dapat menggunakan bahan perpustakaan teresebut.

3. Fungsi kesehatan. Dengan adanya pelestarian yang baik, bahan perpustakaan terlihat bersih, bebas dari debu, bebas dari jamur, binatang perusak, sumber dan sarang dari berbagai penyakit, sehingga pemustaka dan tenaga perpustakaan pun tetap sehat. Terlebih para pemustaka akan lebih bergairah membaca dan menggunakan fasilitas layanan perpustakaan.

4. Fungsi edukasi. Fungsi ini secara tidak langsung mendidik para pemustaka dan tenaga perpustakaan untuk belajar bagaimana cara memakai dan merawat bahan perpustakaan dengan baik. Mereka belajar disiplin, tidak membawa minuman dan makanan ke dalam perpustakaan.

5. Fungsi kesabaran. Merawat bahan perpustakaan tidak ubahnya seperti merawat seorang bayi, dibutuhkan kesabaran yang prima. Bagaimana memperbaiki buku yang rusak, bagaimana membersihkan kotoran binatang kecil dan tahi kutu buku. Semua itu dibutuhkan adanya kesabaran.  

 

Untuk mewujudkan fungsinya tersebut, Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dapat melakukan langkah-lngkah sebagai berikut :

• Perlu adanya manajemen yang baik. Siapa yang bertanggjung jawab dalam pekerjaan ini. Apakah sesuai tugas dan fungsinya, yang bertanggung jawab langsung adalah Kepala Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan Pustaka. Bagamana pengendalian dan pengwasannya ? Bagaimana mekanisme pelaporannya ?
• Tenaga yang merawat. Minimnya tenaga yang ahli di bidang pelestarian bahan perpustakaan adalah persoalan manejerial yang harus ditangani secara tuntas. Karena mewujudkan sumber daya manusia yang handal dan bertanggjung jawab serta  pembagian tugas yang jelas diperlukan adanya proses rekrutmen serta kepemimpinan yang kuat dan handal.
• Laboratorium. Selama ini ruang pelestarian bahan perpustakaan tidak representatif. Diperlukan adanya ruang yang representatif dengan berbagai peralatan yang diperlukan, misal alat penjilidan, lem, alat laminasi, alat untuk fumigasi, berbagai macam sikat untuk membersihkan debu vacuuum cleaner dan sejenisnya. Sebagai perpustakaan pelestarian, seyogianya Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi sumatera Utara sudah memiliki ruang laboratorium sebagai “bengkel” atau ruang khusus untuk menyimpan bahan perpustakaan yang perlu dirawat dan diperbaiki.
• Anggaran. Penganggaran pelestarian bahan perpustakaan ini mutlak untuk senantiasa dianggarkan karena ini perintah undang-undang dan termasuk kegiatan wajib untuk dilaksanakan.

 

E. Penutup

            Dengan adanya artikel ini kita semua berharap semoga dapat menjadi pemicu, dorongan dan motovasi bagaimana ke depan langkah-langkah yang harus diambil oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara untuk dapat mewujudkan jati dirinya sebagai perpustakaan pelestarian. Semoga saja dapat terealisasi.